Všeobecné informácie k potenciálnym situáciám vzniknutým šírením COVID-19 s dopadom na implementáciu projektov v rámci grantov EHP a Nórska 2014-2021

Mimoriadne okolnosti v celosvetovom meradle v posledných mesiacoch do značnej miery ovplyvňujú podmienky realizácie všetkých činností, s ktorými sa stretávame, implementáciu projektov nevynímajúc. Všetci pracujeme v špecifických podmienkach a sme nútení prijímať určité opatrenia na vykonávanie a zvládnutie našich úloh a povinností. Zdravie a bezpečnosť všetkých ľudí okolo nás je hlavným záujmom nás všetkých.

V rámci Grantov EHP a Nórska boli prijaté viaceré opatrenia na zmiernenie dopadov situácie COVID-19 v posledných mesiacoch. Jedným z najvýraznejších opatrení bolo predĺženie termínov plánovaného ukončenia projektov / bilaterálnych iniciatív oproti pôvodne plánovaným termínom uvedených v žiadostiach o projekt / žiadostiach o príspevok. Toto opatrenie sa ukázalo ako opodstatnené, adresné a Správca programu / Národný kontaktný bod k nemu pristúpil práve z dôvodu, aby v prípade nepriaznivej situácie bolo možné plánované aktivity zrealizovať aj neskôr. Napĺňanie harmonogramu je sledované prostredníctvom priebežných správ o projekte a Správca programu / Národný kontaktný bod ich vyhodnocuje s ohľadom na aktuálnu situáciu. V prípade nedodržania plánovaného harmonogramu sa individuálne posudzujú objektívne dôvody.

Správca programu, ako aj Národný kontaktný bod a Úrad pre finančný mechanizmus, pozorne sledujú situáciu ohľadom COVID-19 v rámci krajín EHP a promptne reagujú na aktuálnu stav.

Vo všeobecnosti vo vzťahu k implementácii projektov / bilaterálnych iniciatív existuje niekoľko zmierňujúcich opatrení súčasnej situácie a súvisiacich odporúčaní:

1. Časové riziká – ide o najvýraznejšie riziko, ktoré spôsobuje oneskorenie v implementácii. Predĺženie realizácie projektu / bilaterálnej iniciatívy oproti pôvodne plánovaným termínom môže napomôcť eliminovať toto riziko;
2. Výsledky / výstupy v projektoch a bilaterálnych iniciatívach - vo vzťahu k výstupom a výsledkom, môže byť zo strany Národného kontaktného bodu / Správcu programu umožnená a odsúhlasená zmena projektu, pokiaľ sa explicitne preukáže, že niektoré výstupy alebo výsledky nebolo možné za súčasnej situácie dosiahnuť;
3. Mimoriadne zálohové platby - v odôvodnených prípadoch je Správca programu oprávnený rozhodnúť o poskytnutí mimoriadnej zálohovej platby, za podmienok uvedených v implementačných dokumentoch, najmä v Príručke pre prijímateľa a projektového partnera, časť 8.4 tak aby bola zachovaná likvidita prijímateľa, realizácia výsledkov projektu, úspešné dokončenie výsledkov projektu, alebo v prípade, že aktuálna situácia môže viesť k sankciám, ktoré by znášal prijímateľ, resp. partner.
4. Nemožnosť realizovať niektoré aktivity - za účelom eliminácie tohto rizika odporúčame „preniesť“ realizáciu niektorých činností, ak to ich charakter dovoľuje, do online priestoru – t. j. v maximálnej možnej miere pokračovať v implementácii projektových aktivít podľa plánovaného harmonogramu s využitím alternatívnych foriem – napr. on-line stretnutia, video konferenčné hovory, webináre, e-learning a iné;
5. Vznik a rozvoj bilaterálnych partnerstiev môže byť do značnej miery ovplyvnený súčasnou situáciou. Cieľom v tejto oblasti je pozorne sledovať toto riziko a snažiť sa ho analyzovať a zmierňovať, prehĺbiť komunikáciu s partnermi alternatívnou formou a preniesť komunikáciu do online priestoru v zmysle bodu d) vyššie.

Granty EHP a Nórska vyvíjajú maximálne úsilie, aby v rámci svojich možností reagovali na aktuálnu situáciu a prijímali opatrenia s ústretovým prístupom voči žiadateľovi, prijímateľovi alebo partnerovi v projektoch a bilaterálnych iniciatívach s cieľom pokračovať v plynulej a úspešnej implementácii s čo najnižším finančným dopadom na realizáciu a plánovaný rozpočet. 

Našim hlavným zámerom je minimalizovať oneskorenia v implementácii projektu, poskytnúť v odôvodnených prípadoch a po dôkladnom zvážení výnimky pri dodržiavaní stanovených lehôt a zmluvných povinností bez sankcionovania, ak si to situácia vyžiada, prípadne rozhodnúť o pozastavení realizácie aktivít projektu (akceptovanie významnejších zmien z dôvodu okolnosti vylučujúcej zodpovednosť na strane prijímateľa). V neposlednom rade, po predchádzajúcom súhlase správcu programu, možno akceptovať alternatívne formy realizácie niektorých činností, napr. prácu formou home office, atď.

Ak si akékoľvek okamžité a už zjavné následky vyžadujú naliehavé kroky zo strany Správcu programu / Národného kontaktného bodu, dôrazne vám odporúčame, aby ste ich bezodkladne konzultovali, hneď ako sa vyskytnú. Ubezpečujeme vás, že takéto prípady „vyššej moci“ sa náležite zohľadnia a že Vám z našej strany a v rámci možností a podmienok implementácie v prijímateľskom štáte bude poskytnutá potrebná pomoc a flexibilita tak, aby sa našla primeraná a včasná reakcia na vzniknuté situácie a potreby.

Záverom odporúčame sledovať našu webovú stránku www.eeagrants.sk a našu stránku na sociálnej sieti Facebook s názvom „Granty EHP a Nórska na Slovensku“, kde budú všetky potrebné informácie zverejňované podľa aktuálnej situácie.

*** odbor grantov EHP a Nórska, Úrad vlády SR ***