Často kladené otázky (FAQ) k projektovému a finančnému riadeniu

Odpoveď č. 1:

Spolufinancovanie k 1. zálohovej platbe:

1. Výška 1. zálohovej platby (1ZP) je stanovená v bode 4.2.1 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 21 248 €

2. Miera projektového grantu (MPG) je uvedená v bode 2.1.3 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 90 %

3. Výšky zálohovej platby predstavuje časť projektového grantu (v podstate v % miera projektového grantu), a teda v tomto prípade 90 % z časti celkových oprávnených výdavkov (čCOV) 1. zálohovej platby

čCOV = (1ZP/MPG) x 100

Spolufinancovanie = COV – 1ZP

Príklad:

čCOV = (21 248 €/90 %) x 100 % = 23 608,89 €

Spolufinancovanie k 1ZP = 23 608,89 € - 21 248 € = 2 360,89 €

4. V prípade, ak je projekt čiastočne spolufinancovaný prostredníctvom dobrovoľníckej práce (in-kind contribution – príspevok v naturáliách), je treba vypočítať pomernú časť spolufinancovania prislúchajúcu peňažnej forme:

Príklad:

Spolufinancovanie projektu (SP) = 15 739 €

Peňažná forma (PF) =                         8 000 €

Príspevok v naturáliách (PvN) =          7 739 €

 

Výpočet pomeru spolufinancovania:

 

Pomer PF = (PF/SP) x 100 %

Pomer PvN = (PvN/SP) x 100 %

 

Príklad:

Pomer PF = (8 000 €/15 739 €) x 100 % = 50,83 %

Pomer PvN = (7 739 €/15 739 €) x 100 % = 49,17 %

 

Spolu to musí vždy tvoriť 100 %.

 

Spolufinancovanie prislúchajúce 1. zálohovej platbe a peňažnej forme spolufinancovania = Pomer (PF) x spolufinancovanie k 1ZP

Príklad:

Spolufinancovanie prislúchajúce 1. zálohovej platbe a peňažnej forme spolufinancovania =

50,83 % x 2 360,89 € = 1 200,04 €

 

Zádržné k prvej zálohovej platbe, ak relevantné:

1. % zádržného je stanovené v bode 4.3.1 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 10 % z každej zálohovej platby[1]

2. Výška 1. zálohovej platby (1ZP) je stanovená v bode 4.2.1 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 21 248 €

3. Zádržné k prvej zálohovej platbe = 1ZP x % zádržného

Príklad:

Zádržné k 1ZP =  21 248 € x 10 % = 2 124,80 €

 

Obdobne sa postupuje aj pri výpočte spolufinancovania a zádržného k nasledujúcim priebežným platbám.

 

---

[1] Ak sa zádržné uplatňuje z projektového grantu na konci implementácie projektu, výpočet zádržného k 1. zálohovej platbe je nerelevantný.

Odpoveď č. 2:

Náklady na zamestnancov určených na projekt zahrnujú skutočné mzdy spolu s príspevkami sociálneho zabezpečenia a inými zákonom stanovenými nákladmi zahrnutými do odmeňovania, za predpokladu, že je to v súlade s obvyklou mzdovou politikou prijímateľa a partnera projektu. Zodpovedajúce mzdové náklady zamestnancov štátnej správy sú oprávnené do rozsahu súvisiaceho s nákladmi na aktivity, ktoré by príslušný verejný orgán nevykonával, ak by daný projekt nebol realizovaný.

V zmysle Finančnej príručky vydanej Úradom pre finančný mechanizmus je možné medzi náklady na zamestnancov zahrnúť aj zamestnanecké benefity, „ak sú priamo spojené s úhradou miezd a sú vynaložené a vyplatené prijímateľom a/alebo partnermi projektu v súlade s pracovnou zmluvou alebo príslušnými vnútroštátnymi právnymi predpismi.“ Do nákladov na zamestnancov môže byť teda zahrnutá nielen celková cena práce (hrubá mzda + odvody zamestnávateľa), ale aj príspevok zamestnávateľa na doplnkové dôchodkové sporenie, príspevok zamestnávateľa na stravovanie, príspevok na rekreáciu a iné zákonom stanovené náklady, pokiaľ sú primerané a v súlade s obvyklou mzdovou politikou zamestnávateľa.

 

Hradené môžu byť len náklady na hodiny skutočne odpracované osobami vykonávajúcimi práce v rámci projektu. Pracovný čas je celkový počet hodín, okrem sviatkov, osobného voľna, práceneschopnosti alebo iného voľna.

 

To znamená, že hradené sú len hodiny skutočne odpracované a k nim prislúchajúce zákonom stanovené náklady, vrátane náhrad za sviatky, dovolenky, práceneschopnosť alebo iné voľno.

 

Uvedené je zohľadnené vo výpočte oprávnených nákladov na zamestnancov určených na projekt s ohľadom na ich % -uálne zapojenie do implementácie projektu – bod 9, kapitoly 10.2.2 Príručky pre prijímateľa a projektového partnera.

 

Príklad:

 

Zamestnanec1 je zapojený do implementácie projektu 100 % zo svojho pracovného času.

Zamestnanec2 je zapojený do implementácie projektu 50 % zo svojho pracovného času.

 

Mesiac Január 2021

 

Zamestnanec1 odrobil 10 pracovných dní, 4 dni čerpal dovolenku a 5 bol PN.

Zamestnanec2 odrobil 10 pracovných dní, 4 deň čerpal dovolenku a 5 bol PN.

 

Počet odpracovateľných dní v mesiaci: 19

Celkový počet odpracovaných hodín v mesiaci (bez dovoleniek, PN, sviatkov): 10 dní x 7,5 hodiny = 75

 

Počet skutočne odpracovaných hodín na projekte Zamestnanca1, t. j. počet hodín, ktoré podľa pracovného výkazu zamestnanec v danom mesiaci odpracoval na projekte: 100 % x (10 dní x 7,5 hodiny) = 75

 

Počet skutočne odpracovaných hodín na projekte Zamestnanca2, t. j. počet hodín, ktoré podľa pracovného výkazu zamestnanec v danom mesiaci odpracoval na projekte: 50 % x (10dní x 7,5 hodiny) = 75

 

Náklady na Zamestnanca1 na výplatnej páske za mesiac Január 2021: 3 000 €

Náklady na Zamestnanca2 na výplatnej páske za mesiac Január 2021: 3 000 €

 

Výpočet:

	Zamestnanec1	Zamestnanec2
A Celkový počet produktívnych hodín v mesiaci, t.j. bez dovolenky, PN-ky, víkendov, sviatkov a pod.	75 hodín	75 hodín
B Počet hodín odpracovaných na projekte	75 hodín	37,5 hodiny
C Celkové náklady na zamestnanca (celková cena práce a ostatné zákonom stanovené náklady zahrnuté do odmeňovania)	3 000 €	3 000 €
D Celkové náklady účtované na projekt	D = B/A * C   D = 75 hodín/75hodín * 3 000 € D = 3 000 €	D = B/A * C   D = 37,5 hodín/75hodín * 3 000 € D = 1 500 €

 

Odpoveď č. 3:

Áno, pri splnení nasledovných podmienok.

Na základe bodu 4.3.3 písm. b) Všeobecných zmluvných podmienok platí, že z iného ako Projektového účtu je možné realizovať:

• úhradu cestovných náhrad,
• úhradu hotovostných platieb maximálne do výšky 300 eur alebo
• výdavkov, z ktorých len časť predstavuje Oprávnené výdavky, t.j. pomerné výdavky ako napr. nepriame náklady a pomerné úhrady miezd.

Mzdy predstavujú špecifický typ výdavku, keďže niektoré ich zložky sa spravidla odvádzajú za celú organizáciu za všetkých zamestnancov (napr.  zrážky podľa §131 Zákonníka práce). V takomto prípade teda jednoznačne ide o pomerné výdavky a prijímatelia ich môžu hradiť aj z iného ako projektového účtu. V tejto súvislosti upozorňujeme, že nie je rozhodujúce, či je určitý zamestnanec hradený z projektu 100 %-ne alebo nie. Rozhodujúce je, či sú medzi mzdami za celú organizáciu aj také mzdy, ktoré nie sú hradené z Projektového grantu. Bolo by v rozpore so zásadami správneho finančného riadenia nútiť organizácie uhrádzať (hrubé) mzdy za niektorých zamestnancov z iných účtov a nebolo cieľom zavádzať zbytočné administratívne povinnosti pre Prijímateľov.

Prípady, kedy by mzdy neboli hradené pomerne sú raritné, aj keď sa môžu vyskytnúť. Ak by napr. boli z Projektového grantu financované všetky mzdové výdavky celej organizácie, bolo by potrebné uhrádzať aj mzdy priamo z Projektového účtu.

Tieto ustanovenia sa ex aequo vzťahujú aj na Partnera projektu.

V prípade, ak je potrebné, aby z iných účtov boli hradené aj iné výdavky, ktoré nie sú priamo obsiahnuté v článku 4.3.3 písm. b) Všeobecných zmluvných podmienok je možné požiadať o písomný súhlas Správcu programu v zmysle bodu 4.3.3, písm. c) . Správca programu svoj súhlas môže udeliť aj schválením príslušnej priebežnej alebo záverečnej správy o projekte. Ak o tento súhlas Prijímateľ nepožiada vopred, vystavuje sa možnému riziku vzniku neoprávnených výdavkov.

Odpoveď č. 4:

V zmysle bodu 17.1.1. písm. a) Všeobecných zmluvných podmienok (príloha č. 2 k Projektovej zmluve) platí, že prijímateľ nesmie na financovanie projektu požadovať a ani použiť iné verejné prostriedky spôsobom, ktorý by znamenal dvojité financovanie. To nevylučuje možnosť verejné zdroje kombinovať, nesmie však dôjsť k financovaniu tých istých oprávnených výdavkov z viacerých verejných zdrojov. Správca programu môže požadovať rozpis financovania daného podujatia.

Odpoveď č. 5:

V zmysle bodu 8.5 Príručky pre prijímateľa a projektového partnera platí, že ako zdroje peňažného spolufinancovania projektu nemôžu byť použité zdroje európskych štrukturálnych a investičných fondov, iných nástrojov zahraničnej finančnej pomoci, dotácií a príspevkov poskytovaných zo štátneho rozpočtu SR, rozpočtu vyššieho územného celku ani rozpočtu mesta alebo obce ani iné zdroje, ktorých účelové určenie v zmysle platnej legislatívy SR a EÚ alebo iného dokumentu bráni ich použitiu ako zdroja spolufinancovania v rámci iných nástrojov finančnej pomoci. Prijímateľ je povinný na požiadanie požadovaným spôsobom dokladovať zdroj peňažného spolufinancovania projektu.

Odpoveď č. 6:

Áno, ale iba v rámci výziev na súčasné umenie (výzvy s kódom CLT02 a CLT03).

V kapitole 14.5 Príručky pre žiadateľa sú uvedené nasledovné odporúčané celkové limity pre cestovné výdavky:

Rozpočtová kapitola /Aktivita/Rozpočtová položka	Odporúčaný limit*
Cestovné – projekty bez donorského partnera projektu	Grant > 500 000 eur – 1% Grant > 250 000 eur – 2% Grant  > 5 000 eur – 5%
Cestovné – projekty s donorským partnerom projektu (limit sa nezohľadňuje v rámci výziev na súčasné umenie)	Grant > 500 000 eur – 4% Grant > 250 000 eur – 6% Grant  > 5 000 eur – 10%

* Odporúčaný limit je uvedený ako percento z celkových oprávnených výdavkov. Limity sa nevzťahujú na zahraničných partnerov!

Z uvedeného vyplýva, že na projekty mimo výziev na súčasné umenie sa vzťahujú odporúčané celkové limity na cestovné výdavky.

Limity môžu byť vyššie pri projektoch, ktorých podstata riešenia spočíva v cestovaní. V takých prípadoch to správca programu zohľadnil pri schválení projektu a zohľadňuje to schválený rozpočet projektu.

Upozorňujeme, že odporúčané jednotkové limity na cestovné náklady uvedené v prílohe č. 5 k Príručke pre prijímateľa (napr. paušálne náhrady, náklady na letenky) sa vzťahujú na všetky projekty.

 

Odpoveď č. 7:

V rozpočte projektu je ako typ výdavku možné uviesť:

1. „Cestovné a diéty pre zamestnancov“ - ak ide o zamestnanca partnera projektu alebo prijímateľa, s ktorým má uzatvorený pracovnoprávny vzťah.
2. „Náklady vyplývajúce z iných zmlúv“ - ak ide o umelca, ktorý má s prijímateľom alebo partnerom projektu uzatvorenú inú zmluvu ako pracovnoprávnu.

V oboch prípadoch sa na cestovné výdavky zvolí rozpočtová kapitola „Bežné výdavky – cestovné“.

Odpoveď č. 8:

Prijímateľom zo sektora verejnej správy odporúčame zálohovú platbu partnerovi vyplatiť v pomere 85% grantu EHP/NFM a 15% zo ŠR, vzhľadom k tomu, že  takýto prijímateľ je povinný každý výdavok sledovať v účtovníctve v členení na zdroje (časť 10.11.3 Príručky pre prijímateľa a partnera).

Prikladáme link na Metodické usmernenie MF SR k postupom účtovania FM EHP a NFM na 3. programové obdobie 2014 – 2021: https://www.mfsr.sk/files/archiv/33/MUkFMEHPaNFM.pdf

Čo sa týka vyplácania platieb partnerom, platí nasledovné:

Výška zálohovej platby partnera je stanovená v Ponuke na poskytnutie grantu, resp. v Partnerskej dohode. Výška priebežnej platby je uvedená v priebežnej správe o projekte. Ak partnerovi vznikol nárok na vyplatenie platby, t. j. ak je v projektovej zmluve alebo v priebežnej správe o projekte uvedené, že časť platby bude prevedená partnerovi, je prijímateľ túto sumu povinný v zmysle článku 6.4.2 Projektovej zmluvy previesť na účet partnera  do 15 kalendárnych dní odo dňa jej pripísania na projektový účet. Upozorňujeme, že v prípade zálohovej platby projektová zmluva, konkrétne body 4.2.2 a nasl. Prílohy č. 1, umožňuje dohodnúť si v Partnerskej dohode odlišný postup.

Odpoveď č. 9:

V zmysle §65 ods.1 zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty platí, že: „Platiteľ, ktorý obstaráva od iných zdaniteľných osôb tovary a služby na účel uskutočnenia cesty a pri predaji vystupuje voči zákazníkom vo vlastnom mene, je povinný uplatňovať osobitnú úpravu podľa odsekov 2 až 8.“ Postup podľa osobitnej úpravy pre cestovné kancelárie platí aj pre podnikateľský subjekt aj keď tento poskytovateľ nie je formálne cestovnou kanceláriou, ak vykonáva zhodné alebo podobné činnosti ako cestovný kancelária alebo cestovný agentúra. Na posúdenie, či podnikateľský subjekt má súhrn vlastností subjektu, na ktorý sa vzťahuje osobitná úprava je potrebné skúmať, či na uskutočnenie cesty využíva služby a dodávky poskytnuté ďalšími zdaniteľnými osobami.

V § 65 zákona o DPH je okrem iného v ods.9 uvedené „Platiteľ, ktorý uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania dane podľa odsekov 1 až 6, nesmie vo faktúre o predaji služieb cestovného ruchu uviesť samostatne sumu dane“ a v zmysle Metodického pokynu k osobitnej úprave uplatňovania dane podľa §65 ods.1 zákona o DPH „je platiteľ dane povinný vo faktúrach uvádzať okrem ostatných povinných náležitostí aj slovnú informáciu “úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“ (§ 74 ods. 1 písm. m) zákona o DPH).

Podľa Metodického pokynu k osobitnej úprave uplatňovania dane podľa §65 ods.1 zákona o DPH, nemôže platiteľ dane, ktorý uplatňuje osobitnú úpravu pre cestovné kancelárie odpočítať daň zo služieb cestovného ruchu obstaraných od iných osôb.

Odpoveď č. 10:

V zmysle Projektovej zmluvy, bod 10.8. platí nasledovné:

„Ak je Prijímateľ, resp. Partner podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov platiteľom DPH, DPH nie je oprávneným výdavkom, a preto je Prijímateľ, resp. Partner oprávnený uhradiť z Projektového grantu len výdavok vo výške bez DPH. V prípade, že Prijímateľ, resp. Partner v priebehu trvania Zmluvy zmení svoj štatút z platiteľa DPH na osobu, ktorá nie je platiteľom DPH, výška Projektového grantu Prijímateľa, resp. Projektového grantu Partnera podľa bodu 7.3 tejto Projektovej zmluvy sa nemení. Ak Prijímateľ, resp. Partner v priebehu trvania Zmluvy zmení svoj štatút z osoby, ktorá nie je platiteľom DPH na osobu, ktorá je platiteľom DPH počas Obdobia oprávnenosti výdavkov, maximálna výška Projektového grantu Prijímateľa, resp. Projektového grantu Partnera podľa bodu 7.3 tejto Projektovej zmluvy sa zníži o percentuálnu sadzbu DPH platnú v čase zmeny.“

Zníženie projektového grantu sa uplatní na všetky výdavky, pri ktorých bude mať prijímateľ alebo partner nárok na vrátenie DPH po zmene štatútu platiteľa DPH, keďže DPH v tomto prípade bude patriť medzi tzv. Vylúčené výdavky v zmysle článku 8.7, ods. 2, písm. d) Nariadení. Výdavky, na ktoré sa DPH neuplatňuje (mzdové, cestovné), prípadne aj výdavky, u ktorých nebude mať prijímateľ alebo partner nárok na vratku DPH nebudú podliehať zníženiu projektového grantu. 

Čo sa týka finančného riadenia projektu, ide o podstatnú zmenu projektu, preto sa počas jej schvaľovania automaticky pozastavuje vyplácanie projektového grantu, ako aj schvaľovanie aktuálne predloženej priebežnej správy o projekte.

Odpoveď č. 11:

Výdavky, ktoré vzniknú v súvislosti s účasťou týchto osôb na podujatí môžu byť hradené z projektového grantu, a to viacerými spôsobmi:

1. Uzavretím dohody so zamestnávateľom účastníka o refundácii nákladov, ktoré vznikli zamestnávateľovi. V tomto prípade daný výdavok nie je pre účely vykazovania v zozname účtovných dokladov považovaný za cestovné náklady a náhrady, ale za náklady vyplývajúce z iných zmlúv. Aj v tomto prípade platí, že hradiť je možné výlučne výdavky na ubytovanie, dopravu a stravovanie, t. j. nie je možné hradiť žiadne iné súvisiace náklady, ktoré by mohli vzniknú zamestnávateľovi účastníka.
2. Dohodou o plnení úloh priamo s týmto účastníkom, pričom v tomto prípade platí, že prijímateľ/partner preukáže, že pozvánku na podujatie zaslal štatutárovi organizácie, ktorý súhlasil s účasťou účastníka na podujatí (napr. predloženie cestovného príkazu). Uvedené je potrebné z dôvodu zabezpečenia súladu s §1 ods. 5 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (prevencia dvojitého financovania). Takéto výdavky budú považované za cestovné náklady a náhrady, a vo vzťahu k správcovi programu sa vykazujú paušálom podľa prílohy         č. 2 k Príručke. Spôsob úhrady nákladov účastníkovi, zaúčtovanie tejto úhrady ani výšku náhrady skutočne vyplatenej účastníkovi správca programu neskúma.

 

K bodu 2 si tiež dovoľujeme upozorniť, že názov dohody (dohoda o plnení úloh, dohoda o poskytnutí cestovných náhrad a pod.) nie je rozhodujúci. Rozhodujúci je obsah takejto dohody. Zákon                                 o cestovných náhradách taxatívne vymenúva okruh osôb, ktorým sa môžu poskytovať cestovné náhrady. Pre tento konkrétny prípad je relevantný len § 1 ods. 2 písm. c) zákona, t. j. osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu na základe písomnej zmluvy úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté (napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach). Úloha musí byť v dohode jasne špecifikovaná. Touto úlohou môže byť napr. zúčastniť sa na konferencii a podať správu.

Pozn.: Pravidlá implementácie v rámci cestovných nákladov obsahujú osobitné postupy aj pre externých odborníkov a poskytovateľov služieb. Externými odborníkmi a poskytovateľmi služieb sa rozumejú osoby, ktoré nie sú považované za zamestnancov pre účely zákona o cestovných náhradách. Môže ísť o FO – živnostníkov alebo právnické osoby, ktoré svoje služby fakturujú, a v tomto prípade skutočne platí, že takéto náklady nemožno zahrnúť do kapitoly Cestovné náklady a náhrady.

Odpoveď č. 12:

Áno, prijímateľ je povinný vložiť na účet sumu zádržného v lehote podľa bodu 4.3.2, bod b) Všeobecných zmluvných podmienok, ktoré tvoria prílohu č.2 k Projektovej zmluve, t.j. do siedmych kalendárnych dní od prijatia platby, ak je projektový grant vyplácaný systémom zálohových platieb. Uvedené sa týka aj mimoriadnych platieb, keďže zádržné sa uplatňuje z každej platby a ak je projekt financovaný systémom zálohových platieb (absolútna väčšina projektov je financovaná týmto systémom).

Odpoveď č. 13:

V zmysle bodu 4.2.1 VZP platí, že Partner so sídlom v SR je povinný otvoriť si, spravovať a udržiavať neúročený Projektový účet alebo Projektové účty v súlade s aktuálne platnou verziou Systému financovania a finančného riadenia, ak mu Prijímateľ prevádza Projektový grant systémom zálohových platieb. V zmysle bodu 1.2.22 VZP sa mimoriadne platby sa vyplácajú systémom zálohových platieb alebo refundácie a započítavajú sa do sumy poskytnutých platieb Projektového grantu.

Ak sa Prijímateľ a Partner v Partnerskej dohode dohodli na refundácii, tak Partner nemusí mať otvorený Projektový účet. V súlade s princípom proporcionality platí, že partner si nemusí Projektový účet otvoriť ani v prípade, ak sa systém refundácií uplatňuje v prevažnej miere (t. j. ak napríklad občasne príjme mimoriadnu platbu na úhradu ešte nezrealizovaných výdavkov).

Ak sa Prijímateľ a Partner v Partnerskej dohode dohodli na zálohových platbách, je partner povinný zriadiť si Projektový účet. Projektový účet znamená osobitný neúročený bankový účet alebo účty otvorené  v súlade s aktuálne platnou verziou kapitol 4.6.7 a nasl.  Systému financovania a finančného riadenia. Ak je Partner financovaný systémom zálohových platieb, je povinný prijímať platby Projektového grantu na Projektový účet alebo účty a udržať ich otvorené až do prijatia poslednej platby Projektového grantu a úplného finančného vyrovnania.

Odpoveď č. 14:

Tieto prostriedky je vhodné refundovať si z projektového účtu na iné účty organizácie po schválení priebežnej správy o projekte správcom programu,  a to v sume nepriamych nákladov uznanej správcom programu ako oprávnené.

Odpoveď č. 15:

Z článku 8.5.1 Nariadenia sa dá usúdiť, že nepriame náklady by mali predstavovať primeraný podiel na celkových režijných nákladoch prijímateľa, resp. partnera. Vo Finančnej príručke vydanej donorskými štátmi sa tiež uvádza, že správca programu by mal overovať vhodné a primerané rozdeľovanie režijných nákladov. Dá sa teda usúdiť, že limit paušálnej sadzby nepriamych nákladov je potrebné dodržiavať priebežne. V optimálnom prípade by sa mali v každej priebežnej správe o projekte mali určiť tak, že sa náklady na zamestnancov deklarované v PSP daným subjektom (prijímateľom, resp. partnerom) vynásobí podielom celkových nepriamych nákladov daného subjektu na celkových výdavkoch na zamestnanca daného subjektu.

Príklad: V žiadosti o projekt má prijímateľ rozpočtovaných 100 000 eur na výdavky na zamestnancov. Na nepriame náklady má rozpočtovaných 10 000 eur, t.j. 10% z výdavkov na zamestnancov. V určitej priebežnej finančnej správe si nárokuje výdavky na zamestnancov v sume 5 000 eur. Nepriame náklady by sa mal v tomto prípade nárokovať v sume 10% z 5 000 eur, t.j. 500 eur.

Obdobne ako v prípade priamych nákladov aj v prípade nepriamych nákladov platí, že je možné si ich nárokovať aj spätne. To znamená, že správca programu v určitej priebežnej správe o projekte uzná aj vyššiu sumu nárokovaných nepriamych nákladov, pokiaľ boli v predchádzajúcich správach vykazované v nižších sumách. Podotýkame, že táto odpoveď sa týka len nepriamych nákladov vykazovaných podľa bodu c) článku 8.5.1 Nariadenia.

Odpoveď č. 16:

Áno, ak ide o zamestnancov partnera zapojených do projektu. V zmysle článku 8.3.1, ods. b) Nariadení platí, že cestovné náklady a náhrady zamestnancov zapojených do projektu je možné hradiť tzv. paušálnymi náhradami. V podmienkach SR je možné túto situáciu v zmysle princípov hospodárnosti a účinnosti riešiť dvoma spôsobmi:

1. Prijímateľ sa dohodne s partnerom alebo jeho zamestnancami, že zamestnanci partnera zapojení do projektu budú pre prijímateľa plniť úlohy. V tomto prípade v zmysle slovenského zákona o cestovných náhradách (§1, ods. 2, písm. c) zákona) prijímateľ postupuje ako zamestnávateľ t. j. prijímateľ vysiela takúto osobu na pracovnú cestu, určuje podmienky pracovnej cesty a poskytuje zamestnancovi náhrady. V tomto prípade prijímateľ aj zostavuje sumarizačný hárok a zabezpečuje kompletnú administratívu a vyúčtovanie pracovnej cesty.
2. Prijímateľ sa dohodne s partnerom, že mu bude refundovať cestovné náhrady, ktoré partner vynaloží na zamestnancov partnera zapojených do projektu. V tomto prípade kompletnú administratívu a vyúčtovanie pracovnej cesty vykonáva partner a prijímateľ hradí partnerovi výdavky maximálne do výšky paušálnej náhrady vypočítanej podľa sumarizačného hárku.

Upozorňujeme, že postup podľa bodu 2 je možný výlučne medzi prijímateľom a partnerom. Donori neumožňujú poskytovať paušálne náhrady externým expertom (takými, ktorí nie sú zamestnancami ani prijímateľa ani partnera, napr. SZČO) ani poskytovateľom služieb. Takéto výdavky je možné hradiť v rámci nákladov vyplývajúcich z iných zmlúv uzavretých za účelom realizácie projektu, ale nebudú mať charakter cestovných náhrad a nákladov v zmysle Nariadení a teda nemôžu byť hradené paušálnou náhradou.   

Dohody podľa bodov 1 a 2 by mali mať písomnú formu.

V oboch týchto prípadoch sa na cestovné náklady a náhrady nazerá ako na výdavky vynaložené prijímateľom. Postup pochopiteľne platí aj v obrátenom garde, t.j. aj partner môže hradiť cestovné výdavky zamestnancov prijímateľa paušálnou náhradou.

Odpoveď č. 17:

Ak bolo zistené porušenie pravidiel a postupov verejného obstarávania kontrolou alebo auditom podľa zákona o finančnej kontrole a audite, zákona o verejnom obstarávaní  alebo inou kontrolou resp. overovaním, a toto porušenie malo alebo mohlo mať vplyv na výsledok verejného obstarávania, Správca programu pri porušení pravidiel verejného obstarávania určí finančnú korekciu.

Finančná korekcia sa určuje z hodnoty zákazky, resp. z časti zákazky, ktorá sa nárokuje z finančných mechanizmov. Pokiaľ nie je možné jednoznačne zaradiť nedostatok k určitému typu porušenia podľa Rozhodnutia EK o určení finančných opráv, korekcia sa určuje podľa typovo najbližšieho porušenia identifikovanému nedostatku. Príslušné percentuálne sadzby finančných opráv (5 %, 10 %, 25 % a 100 %), ktoré majú byť uplatňované na predmet zákazky sa v prípade, ak sú zistené viaceré porušenia pravidiel a postupov verejného obstarávania nekumulujú, ale uplatní sa najvyššia percentuálna sadzba. 100 % finančná korekcia sa uplatňuje najmä v prípade najzávažnejších zistení porušení pravidiel a postupov verejného obstarávania, ak toto porušenie zvýhodňuje uchádzača / viacerých uchádzačov alebo sa v rámci procesu verejného obstarávania potvrdil podvod. Pri výpočte finančnej korekcie sa berie do úvahy predchádzajúca aj budúca výška výdavkov deklarovaných v PSP.

Po udelení finančnej korekcie musí byť urobený dodatok k projektovej zmluve a zmenený rozpočet projektu podľa udelenej korekcie. Rozpočtová položka, z ktorej sa mala zákazka financovať, musí byť znížená o percento udelenej korekcie (maximálne však do sumy korekcie udelenej na danej zákazke).

Z každej faktúry je možné v PSP uznať len výdavky do sumy faktúry zníženej o percento udelenej finančnej korekcie. Odporúčame prijímateľom si v PSP nárokovať len výšku oprávnených výdavkov z dôvodu zjednodušenia výkonu AFK PSP. V prípade, že výdavky z predmetnej zákazky alebo ich časť už boli v rámci PSP uznané za oprávnené, Správca programu zašle prijímateľovi žiadosť o vrátenie finančných prostriedkov. Výška finančných prostriedkov, ktoré má prijímateľ vrátiť sa určí z týchto deklarovaných oprávnených výdavkov, pričom sa použije sadzba udelenej korekcie.

Celková suma oprávnených výdavkov deklarovaných v rámci všetkých PSP za predmetnú zákazku nesmie presiahnuť ani celkovú sumu faktúr znížených o príslušnú korekciu, ani sumu zníženej rozpočtovej položky.

Odpoveď č. 18:

Vybavenie, t.j. dlhodobý majetok (aj taký, kde sa neuplatňuje celková vstupná cena) by mal byť označený nálepkou, v primeranej veľkosti, ktorá bude obsahovať logo príslušného finančného mechanizmu (Granty EHP alebo Nórske granty), štátny znak SR, odkaz na webovú stránku www.eeagrants.sk / www.norwaygrants.sk. Pri krátkodobom majetku sa uplatňujú identické pravidlá, v prípade, že rozmer alebo vlastnosti vybavenia to umožňujú. V prípade, že nie, postačuje označenie logami Grantov EHP alebo Nórskych grantov a štátny znak SR.

Odpoveď č. 19:

Tieto certifikáty v prípade zahraničných partnerov nahrádzajú účtovné doklady a podpornú dokumentáciu a musia byť správcom programu akceptované ako dostatočný dôkaz o vynaložených výdavkoch. Podľa výkladu Úradu pre finančný mechanizmus platí, že tento certifikát môže vydať aj interný zamestnanec organizácie, ak nebol zapojený do prípravy danej žiadosti o platbu (nezávislosť).. Pojem „independent public officer“  (uvedený v Nariadeniach pre implementáciu FM EHP a NFM  článok 8.12, bod 4 ) interpretuje Úrad pre finančný mechanizmus tak, že nemusí ísť o úradníka zo štátnej či verejnej správy, ale o osobu, ktorá má rozpočtovú a finančnú kontrolnú právomoc nad subjektom, ktorý výdavky vynaložil. Takouto osobou môže byť tzv. Chief Financial Officer (CFO), čo je možné preložiť ako finančný riaditeľ, prípadne interný audítor, finančný kontrolór organizácie pričom titul nie je dôležitý. Podstatné je, že osoba, ktorá certifikát vydáva musí mať právomoci udelené vyššie nad celou organizáciou v zmysle príslušných riadiacich či správnych aktov tejto organizácie. Úrad pre finančný mechanizmus neskôr spresnil, že táto možnosť nie je automaticky prístupná pre všetky organizácie, ale platí najmä pre verejné organizácie a organizácie so silnými väzbami na verejnú správu (čiastočne financované z verejných zdrojov).

S ohľadom na princíp proporcionality by sa certifikáty mali vypracúvať raz ročne za predpokladu, že vynaložené výdavky daného subjektu presiahnu 30 000 eur za predchádzajúce obdobie alebo obdobia, ktoré neboli predmetom overenia. Za predpokladu, že vynaložené výdavky daného subjektu nepresiahnu 30 000 eur, odporúča sa predkladať certifikát pri predložení záverečnej správy o projekte. Certifikát nemá predpísanú formu, ale odporúčame riadiť sa vzorom certifikátu, ktorý tvorí prílohu Usmernenia k bilaterálnym vzťahom (Bilateral Guideline), vydaného prispievateľskými štátmi a zverejneného na https://eeagrants.org/resources/2014-2021-bilateral-guideline-annex-7-template-certification-costs .

Odpoveď č. 20:

Pravidlá implementácie takúto situáciu explicitne neriešia a spoliehajú sa na to, že tento vzťah dostatočne flexibilne reguluje Partnerská dohoda medzi prijímateľom a jeho partnerom.

Príručka pre prijímateľa v bode 8.2.6 uvádza, že: "Ak je partner financovaný systémom zálohových platieb, v rámci každej priebežnej správy o projekte prijímateľ navrhne, aká časť platby je určená pre prijímateľa a aká pre partnerov." Tento udaj slúži najmä na to, aby sa zabezpečilo, že prijímateľ v stanovenej lehote prevedie prostriedky partnerovi. Primárnym účelom tohto pravidla nebolo zakázať, aby Prijímateľ mohol na základe odôvodnených potrieb Partnera previesť partnerovi vyššiu zálohovú platbu. Je však veľmi dôležité, aby bol k takejto platbe zachovaný postup priebehu krokov, tz.audit trail, t.j. prijímateľ by mal správcu programu vopred informovať o zámere takúto platbu poskytnúť. V prípade súhlasu správcu programu by prijímateľ mal v záujme preukázania audit trailu priložiť k nasledujúcej priebežnej správe o projekte kópiu komunikácie so správcom programu spolu s výpisom z projektového úctu deklarujúceho úhradu platby partnerovi. Poskytnutú platbu prijímateľ zohľadní po schválení nasledujúcej priebežnej správe tak, že partnerovi zašle len časť sumy uvedenej v priebežnej správe o projekte, keďže zvyšnú už partnerovi zaslal.